Rappel de l’obligation DSN :
Née en 2012 avec sa phase 1, la phase 3 de la DSN est généralisée en 2017. Elle change les pratiques des entreprises, les logiciels de paie et surtout les moyens de contrôle et d’investigation des organismes sociaux.
Depuis début 2019, elle intègre aussi l’impôt sur le revenu prélevé à la source, retenu directement sur les salaires nets versés.
La DSN regroupe et simplifie de nombreuses obligations en matière et de paie et plus encore :
- Une simplification des processus déclaratifs sociaux des entreprises, un seul envoi et un seul certificat de conformité pour de multiples déclarations
- Un transfert de fichier par EDI pour les déclarations et leurs paiements
- Une aide pour les salariés dans leurs démarches relatives à leur protection sociale afin de réduire les risques d’erreur concernant la gestion de leurs droits sociaux
- Une norme généralisée aux entreprises et aux organismes sociaux
Obligatoire pour qui ?
Tous les employeurs de personnel salarié ou assimilé établis en métropole et dans les DOM
- Régime général de la sécurité sociale,
- Régime agricole
- Régimes spéciaux visés à l’article L 711-1 CSS,
- Employeurs publics à des dates ultérieures.
Mais pas pour les particuliers, les TOM.
Pour les organismes sociaux la DSN permet de détecter les erreurs, les fraudes aussi bien sur les cotisations que pour les prestations
- Assurer la concordance des informations entre les montants déclarés pour l’ouverture ou le rétablissement des droits et le calcul des prestations et les montants soumis à cotisations sociales
- Permettre de détecter les erreurs déclaratives afin d’éviter les « indus », de prévenir les fraudes aux prestations et aux cotisations sociales
- Produire des statistiques anonymes à des fins de suivi de l’évolution de l’emploi et des salaires
- Permettre le recouvrement des cotisations et contributions sociales dont l’employeur est redevable et la prise en compte des exonérations dont il bénéficie
Le processus DSN :
Dans l’entreprise, comment produit-on le fichier DSN ?
Chaque mois avec les paies :
Transmission d’un fichier unique pour plusieurs déclarations :
Délivrance d’un certificat de conformité de la norme
- Délivrance pour chaque déclaration à la réception de la transmission dématérialisée de la déclaration
- En cas de rejet, délivrance d’un bilan d’anomalies
L’employeur est réputé avoir accompli les formalités obligatoires dès lors qu’il a reçu le certificat de conformité :
- il a une valeur libératoire
- Les organismes peuvent néanmoins demander à l’employeur de rectifier ou mettre à jour les données inexactes ou incomplètes lors de la DSN du ou des mois suivants
Durée de conservation du certificat de conformité
- Conservation par le déclarant pendant toute la durée d’ouverture des voies de recours prévues pour les déclarations remplacées par la DSN (en général 3 ans plus l’année en cours)
- Conservation par la plateforme de dépôt pendant 3 mois
Les comptes rendus métiers suite au prélèvement à la source
Une mise en place difficile :
Même en 2019, la DSN reste une épreuve pour les entreprises car elle nécessite :
- Une adaptation nécessaire des processus de l’entreprise
- Un logiciel de paie mis à jour par les éditeurs
- Que tous les organismes sociaux soient prêts à recevoir et à traiter des fichiers et des paiements, et à normaliser leurs processus en conformité avec la loi. Les organismes sociaux se heurtent à la complexité de la paie et du social (par exemple l’usine à gaz du décalage de la paie ou encore l’intégration des organismes de complémentaire santé et autres prévoyance…)
Un droit à l’erreur restreint
Si la DSN comporte une erreur, l’employeur doit la corriger lors de l’échéance déclarative la plus proche. Il devra verser à la même échéance le complément de cotisations et de contributions sociales.
Deux conditions cumulatives sont à respecter pour ne pas être « sanctionné » :
- la déclaration rectifiée et son versement régularisateur sont adressés au plus tard lors de la première échéance suivant celle de la déclaration et du versement initial.
- Le montant de la régularisation doit être inférieur à 5 % du montant total des cotisations initialement versées